Excel’deki ürün listenizi bir stok programına taşımak, yeniden yüzlerce ürün yazmanız gerektiği anlamına gelmez. Ancak tablonun her satırının aynı mantıkla hazırlanması gerekir. Küçük bir hazırlık, aktarım sonrası tek tek düzeltme yapmanızı azaltır.
Her satır bir ürünü temsil etsin
Tablonuzdaki ara başlıkları, toplam satırlarını ve boş açıklama satırlarını ürün satırlarından ayırın. “Kırtasiye ürünleri” gibi kategori başlığını ayrı bir ürün olarak aktarmayın. Kategoriyi kendi sütununda tutmak daha düzenli sonuç verir.
Birleştirilmiş hücreler veya satır içinde ikinci ürün bilgisi bulunuyorsa bunları ayırın. Aynı özellikteki ürünleri aynı adlandırma düzeniyle yazın.
Barkod sütununu metin olarak saklayın
Barkod bir hesaplama sayısı değil, ürünün kimliğidir. Başındaki sıfırların kaybolmaması ve uzun numaraların bilimsel gösterime dönüşmemesi için Excel’de barkod alanını metin olarak tutun. Aktarım önizlemesinde birkaç uzun barkodu kaynak dosyayla karşılaştırın.
Birim ve sayısal alanları ayırın
Miktar hücresine “15 adet” yerine miktarı ayrı, birimi ayrı sütuna yazın. Alış ve satış fiyatları da farklı alanlarda bulunmalıdır. Ondalıklı değerlerin nasıl yorumlandığını ilk birkaç satırda görün. Özellikle farklı dosyalardan birleştirilen tablolarda nokta ve virgül kullanımını tutarlı hale getirin.
Önce küçük bir örnekle başlayın
Dosyanın bir kopyasını alın. Kopyadan birkaç ürün seçerek aktarım şablonunu ve sütun eşleştirmesini kontrol edin. Sonuç doğruysa asıl dosyanın aktarımına geçin. Hatalı satır bildirimi varsa bunu görmezden gelip aynı dosyayı tekrar tekrar yüklemeyin.
Tekrarları bilinçli yönetin
Aynı barkodun mevcut ürünü güncellemesiyle yeni ürün oluşturması farklı işlemlerdir. Aktarım ekranında sunulan güncelleme veya atlama seçeneğini amacınıza göre belirleyin. Aynı isim, her zaman aynı ürün demek değildir; marka, boy, renk ve ambalaj ayrımlarını gözden geçirin.
Aktarımdan sonra neye bakmalısınız?
- Toplam ürün sayısı beklediğiniz gibi mi?
- Türkçe karakterler doğru görünüyor mu?
- Barkodlar eksiksiz mi?
- Birim, fiyat ve KDV alanları doğru sütundan mı geldi?
- Başlangıç miktarı ayrıca bir hareketle tekrar eklenmiş mi?
Stok Depo’da Ürünler → Excel’den aktar bölümünü kullanabilirsiniz. Aktarımdan önce tam yedek alın; ayrıntılı adımlar için Excel ve CSV ürün aktarımı rehberini açın.